Rechnungsmerkmale

Übersteigt der Rechnungsbetrag € 400,00 nicht oder wurde die Rechnung (ab 2025) von einem im Sinne der Umsatzsteuer steuerbefreiten Kleinunternehmer ausgestellt, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung.

Hier genügen folgende Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Tag der Lieferung oder Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
• Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
• Steuersatz
• Rechnungsdatum

Unternehmerinnen und Unternehmer müssen für jede empfangene Barzahlung einen Beleg ausstellen. Dieser Beleg kann grundsätzlich auch elektronisch übermittelt werden. Zu den Barumsätzen zählen auch Zahlungen mit Bankomatkarte, Kreditkarte oder mit Gutscheinen. Diese Verpflichtung gilt grundsätzlich unabhängig von der Höhe des Jahresumsatzes und vom Betrag der Barzahlung.

Die Angaben, die ein Beleg aufgrund der Belegerteilungspflicht enthalten muss, weichen von den Bestimmungen im Umsatzsteuergesetz ab.

Mindestangaben am Beleg laut Belegerteilungspflicht

Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:

1. eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers oder desjenigen der statt dem Unternehmen einen Beleg erteilen kann,
2. fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird,
3. den Tag der Belegausstellung
4. die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen und
5. den Betrag der Barzahlung, wobei es genügt, dass dieser Betrag aufgrund der Belegangaben rechnerisch ermittelbar ist.

Die Punkte 1 und 4 können auch durch Symbole oder Schlüsselzahlen ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen Unterlagen ersichtlich ist. Ist der Empfänger der Leistung bzw. Lieferung Unternehmer, können die im 4. Punkt geforderten Angaben auch in anderen Unterlagen enthalten sein, wenn auf diese Unterlagen im Beleg hingewiesen wird.

Bei Verwendung von elektronischen Registrierkassen hat der Beleg seit 1.4.2017 zusätzliche Angaben zu enthalten:

• die Kassenidentifikationsnummer,
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung,
• Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen,
• Inhalt des maschinenlesbaren Codes; das kann ein QR-Code sein oder ein Link in maschinenlesbarer Form, z. B. als Barcode.

Die Unternehmerin bzw. der Unternehmer muss eine Durchschrift oder eine sonstige Zweitschrift anfertigen und aufbewahren.

Ausnahmen

Von der Belegerteilungspflicht ausgenommen sind z. B.:

• Umsätze bis jeweils € 30.000,00 pro Jahr, die ausgeführt werden
  • außerhalb von festen Räumlichkeiten (z. B. von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Orten),
  • in unmittelbarem Zusammenhang mit Hütten (z. B. Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten),
  • in einer Buschenschank, wenn der Betrieb an nicht mehr als 14 Tagen im Jahr geöffnet ist,
  • durch eine von einem gemeinnützigen Verein geführte Kantine, die nicht mehr als 52 Tage im Jahr betrieben wird,
• unentbehrliche Hilfsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften,

Für Automaten sind gesonderte Regelungen zu beachten.

Dauerrechnungen findet man zum Beispiel bei Miet-, Pacht-, oder Wartungsverträgen. Hier wird nicht für jedes Abrechnungsintervall eine neue Rechnung ausgestellt. Eine Dauerrechnung kann zum Beispiel für ein Kalenderjahr gelten. Allerdings muss sie genauso den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes entsprechen, wie jede andere Rechnung.

In der Dauerrechnung sollte zusätzlich hingewiesen werden auf:

• den Stichtag ab dem die Rechnung gilt
• den Zeitraum für den die Rechnung gilt
• Fehlen Rechnungsmerkmale (wie z. B. der Leistungszeitraum) sind diese in anderen Dokumenten (wie z. B. auf Zahlungsbelegen) anzuführen.

Fahrausweise, die für die Beförderung im Personenverkehr ausgegeben werden, und Belege im Reisegepäckverkehr müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Unternehmers, der die Beförderung ausführt
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Steuersatz (kann im Eisenbahn-Personenverkehr entfallen)
• Ausstellungsdatum

Innergemeinschaftliche Lieferungen sind von der Umsatzsteuer befreit.

Unternehmerinnen und Unternehmer, die eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausführen, sind zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Diese Rechnung muss ergänzend folgende Angaben enthalten:

• einen Hinweis auf die Steuerfreiheit
• die eigene UID-Nummer
• die UID-Nummer des Abnehmers

Damit eine Lieferung als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung anerkannt wird, sind neben bestimmten Voraussetzungen auch noch weitere Nachweise nötig, die umfangreich geregelt sind. Im Folgenden werden die Eckpunkte dieser Regelungen dargestellt.

Um diese Nachweise zu ver­ein­heit­lichen, hat die Finanzverwaltung Muster für Empfangsbestätigungen oder Verbringungserklärungen zur Verfügung gestellt. Die Muster befinden sich im Anhang 5 (Verbringungserklärung) und Anhang 6 (Empfangsbestätigung) zu den Um­satz­steuerrichtlinien.

Verbringungsnachweis

a) Beförderungsnachweis

Wird der Gegenstand durch den Unternehmer oder durch den Abnehmer befördert, so werden folgende Nachweise benötigt:

• Durch- oder Abschrift der Rechnung
• ein handelsüblicher Beleg, aus dem der Bestimmungsort hervorgeht (z. B. Lie­fer­schein)
• Empfangsbestätigung des Abnehmers oder seines Beauftragten oder in den Fällen der Beförderung des Gegenstandes durch den Abnehmer durch eine Erklärung des Abnehmers oder seines Beauftragten, dass er den Gegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördern wird. In Abholfällen hat der liefernde Unternehmer die Identität des Abholenden festzuhalten und es kann auch eine Spezialvollmacht erforderlich sein.

b) Versendungsnachweis

Wird die Ware versendet, so bestehen die benötigten Nachweise in

• einer Durch- oder Abschrift der Rechnung und
• einem Versendungsbeleg (z. B. Frachtbriefe, Postaufgabebescheinigungen).

Ist es dem Unternehmer nicht möglich, den Versendungsnachweis in dieser Form zu er­bringen, kann er den Nachweis wie im Fall einer Beförderung erbringen.

Ist der Gegenstand der Lieferung vor der Beförderung oder Versendung in das übrige Gemein­schaftsgebiet durch einen Beauftragten bearbeitet oder verarbeitet worden, gelten weitere Vorschriften.

c) EU-Durchführungsverordnung

Auch eine EU-Durchführungsverordnung normiert seit 1.1.2020 wie zu dokumentieren ist, dass die Gegenstände der Lieferung tatsächlich ins EU-Ausland gelangt sind. Diese EU-Durchführungsverordnung gilt ab 1.1.2020 in jedem Mitgliedstaat, ohne dass sie in nationales Recht umgesetzt werden muss. Der österreichische Gesetzgeber hat in den erläuternden Bemerkungen zum Steuerreformgesetz 2020 aber darauf hingewiesen, dass der Nachweis der Beförderung oder Versendung gemäß der bestehenden Verordnung des österreichischen Finanzministers oder gemäß der EU-Durch­führungs­ver­ordnung erfolgen kann.

Buchnachweis

Die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und die UID-Nummer der Abnehmerin bzw. des Abnehmers müssen buchmäßig nachgewiesen werden. Diese Voraus­setzungen müssen leicht nachprüfbar aus der Buchhaltung ersichtlich sein.

Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung muss aufgezeichnet werden:

• Name, Anschrift, UID–Nummer des Abnehmers
• Name, Anschrift des Beauftragten (wenn die Ware abgeholt wird)
• handelsübliche Bezeichnung und Menge des gelieferten Gegenstands
• Lieferdatum
• vereinbartes Entgelt oder bei der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung
• Art und Umfang der Be- oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung
• Beförderung und Versendung in andere EU-Mitgliedstaaten
• Bestimmungsort

Download: Muster Innergemeinschaftliche Lieferung

Erbringen Sie Dienstleistungen, deren Leistungsort im Ausland gelegen ist, so ist diese Leistung grundsätzlich im Ausland der Umsatzsteuer zu unter­werfen. Die Aus­gangs­rechnung wäre grundsätzlich also auch mit ausländischer Um­satz­steuer aus­zu­stel­len, und diese Steuer ist an das ausländische Finanzamt abzuführen. Ist die Leistungsempfängerin bzw. der Leis­tungsem­pfänger eine Unternehmerin bzw. ein Unternehmer, geht diese Steuer in vielen Fällen auf den ausländischen Leis­tungs­empfänger über (Reverse Charge) und man erspart sich als Leistungserbringerin bzw. Leis­tungs­erbringer da­mit die Steuer­erklärung im Ausland. Ausgangsrechnungen an Unternehmer sind in diesen Fällen daher ohne Umsatzsteuer auszustellen. Weisen Sie mit dem Text „Über­gang der Steuer­schuld“ auf Ihrer Rechnung darauf hin und führen Sie beide UID-Nummern auf der Rech­nung an.

Die Rechnung muss nach den österreichischen Vorschriften ausgestellt werden (gilt nicht für Gutschriften und Kleinbetragsrechnungen).

Frist bei Rechnungsausstellung

Die Rechnung muss spätestens am 15. Tag des auf die Leistung folgenden Monats ausgestellt werden. Beispiel: Leistung wird im Juni 2025 erbracht. Die Rechnung muss bis 15. Juli 2025 ausgestellt werden.

Download: Muster Reverse Charge Rechnung